Personvernerklæring ved loggføring av besøkende i departementsbygg

Ansvar

DSS, ved direktøren, er behandlingsansvarlig for opplysninger som samles inn og som er nødvendige for at du skal få tilgang til departementsbygg i tråd med Felles adgangsbestemmelser for departementsfellesskapet.     

Behandlingen gjennomføres i tråd med personopplysningsloven, herunder EUs personvernforordning og tilhørende forskrifter.

Hvilke opplysninger registreres, og hvem kan motta de

Følgende informasjon skal loggføres ved ID- kontroll av besøkende uten egne elektroniske adgangskort:

  • Navn på den besøkende.
  • Navn på besøksmottaker i departementsfellesskapet.
  • I hvilken resepsjon ble ID-kontrollen gjennomført.
  • På hvilket klokkeslett ble ID-kontrollen gjennomført.

Informasjonen vil kunne utleveres Kommunal og Moderniseringsdepartementet (KMD) ved behov for å utføre etterkontroll av gjennomført identitetskontroll.

Hva slags formål har innsamlingen av informasjon

Innsamling av opplysninger ved mottak av besøkende til departementsfellesskapet har tre formål.

  • I henhold til Felles adgangsbestemmelser for departementene skal det gjennomføres en identitetskontroll av alle besøkende som skal loggføres i DSS sine driftssystemer for eventuell etterkontroll.

Denne loggen skal inneholde informasjon om de besøkendes navn, besøksmottakers navn samt sted og tid for registrering.

  • Informasjonen skal også være grunnlag for utarbeidelse av besøkstatistikk slik at trafikkmønster kan analyseres ned til tid, virksomhet og bygningsnivå.
  • Informasjon om besøkendes navn gir besøksmottaker grunnlag for å vurdere om gjesten er iht. avtale og om det er sikkerhetsmessig forsvarlig at besøkende kommer inn i felles møterom eller departementsinterne møterom/soner.

Hva slags behandlingsgrunnlag har DSS for å samle inn opplysningene

Behandlingsgrunnlaget for å samle inn opplysningene er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f) berettiget interesse.

DSS er gitt i oppdrag i Tildelingsbrev for 2020 fra KMD å opprettholde det fastsatte grunnsikringsnivået for departementsbyggene gjennom å levere tjenester som er i samsvar med KMD sin oppdragsbeskrivelse og gjeldende tjenestebeskrivelser.

Formålet med innsamlingen er derfor å utføre adgangskontroll slik at DSS oppfyller de krav som Kommunal og Moderniseringsdepartementet har beskrevet i Felles Adgangsbestemmelser for departementene.

Hensikten med Felles adgangsbestemmelser for departementene er å ivareta Kommunal og Moderniseringsdepartementet sin plikt til sikring av skjermingsverdige objekt – jf. sikkerhetsloven §§ 4-3 og 7-3.

DSS har derfor en berettiget interesse i å utføre det oppdrag som er gitt og bidra til det fastsatte grunnsikringsnivået for departementsbyggene.

Hvor lenge lagres opplysningene og hvor kommer de fra

Opplysningene lagres i 7 dager før de anonymiseres ved hjelp av en automatisk prosess.

Etter anonymisering er det kun mulig å hente ut opplysninger om sted og tid for besøk. Disse opplysningene benyttes til å utarbeide besøksstatistikk.

Har man plikt til å oppgi informasjonen

Det er mulig å reservere seg mot å oppgi personopplysninger ved loggføring av ID-kontroll i resepsjonene.

Det kan imidlertid medføre at eventuelle møter må gjennomføres utenfor departementsbyggene for å etterleve Felles adgangsbestemmelser for departementene.

Dine rettigheter

Se Personvernerklæring for Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon

Personvernombud

Se Personvernerklæring for Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon

Kontaktinformasjon: personvernombud@dss.dep.no 

Kontakt DSS

Kontaktinformasjon til DSS